Boligforeningen B42 (CVR 35580514) er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig i forbindelse med dit lejerforhold, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Hvis du ønsker at kontakte os angående vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre det på:
Boligforeningen B42
Holger Drachmanns Gade 1
6400 Sønderborg
Mail: post@b42.dk
Tlf. nr.: 74425795
Behandling af dine personoplysninger
Vi behandler forskellige oplysninger om dig som lejer, både før, under og efter lejeforholdets ophør. Nedenfor kan du læse om hvorfor vi behandler de forskellige oplysninger og hvornår vi sletter dem.
Ventelister
Inden vi udlejer en bolig til dig, skrives du op på en venteliste. Vi behandler i den forbindelse nogle personoplysninger om dig.
Det drejer sig om:
- Navn, e-mail, telefonnummer, adresse, husstandssammensætning
- CPR-nummer
- Når boliger med fortrinsret for børnefamilier tildeles, skal der fremvises dokumentation for hjemmeboende børn under 18 år
- I særlige områder skal kommende lejere fremvise dokumentation for deres indkomst i form af lønsedler for de seneste 3 måneder
Formålet er at sikre, at vi fordeler udlejningsboligerne til de rette personer.
Vi anvender behandlingsgrundlaget:
- Opfyldelse af en kontrakt eller en anmodning forud for indgåelse af en kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b)
- Retslig forpligtelse, f.eks. står der i almenboliglovens kapitel 4, at udlejningsboliger skal fordeles efter en venteliste (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b).
- CPR-nummer behandles efter samtykke (databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2)
Indflytning
I forbindelse med dit lejeforhold behandler vi en række personoplysninger om dig.
Det drejer sig om:
- Navn, adresse, e-mail
- Lejemålsnummer
- CPR-nummer
Formålet er generel lejeradministration, såsom huslejeopkrævning, genhusning, generel kommunikation og service. Formålet er også at sikre, at vi overholder vores forpligtelser overfor dig i henhold til lejekontrakten.
Vi anvender behandlingsgrundlaget:
- Opfyldelse af lejekontrakten (databeskyttelsesforordningens art. 6, litra b)
- Retlig forpligtelse fx er vi forpligtet til at afholde syn efter almenboligloven (databeskyttelsesforordningens art. 6, litra c)
- Legitim interesse for at sikre den fremtidige lejeradministration (databeskyttelsesforordningens art. 6, litra f)
Dit CPR-nummer behandles på baggrund af et samtykke (databeskyttelsesforordningens art. 6, litra a). Du har samtykket til, at vi må behandle dit CPR-nummer til følgende:
- Entydig identifikation
- Udbetaling til NemKonto
- Digital kommunikation
Følsomme oplysninger:
- I tilfælde af, at der er tale om tildeling af særlige boliger under hensyntagen til f.eks. helbredsforhold, kan vi behandle oplysninger om fx funktionsnedsættelse. Dette gør vi på baggrund af vores socialretlige forpligtelse (databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b) eller efter dit udtrykkelige samtykke (databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a).
Vi opbevarer dine personoplysninger under hele dit lejeforhold.
Dine personoplysninger slettes, når lejeforholdet afsluttes. Vi kan have en berettiget interesse i eller et retlig grundlag for at opbevare personoplysninger om dig efter lejeforholdets ophør. I så fald vil personoplysninger ikke blive opbevaret længere end 5 år efter endt lejeforhold, medmindre der foreligger skyldige restancer eller andre forhold, som nødvendiggør fortsat opbevaring af personoplysningerne.
Husordensklager
I forbindelse med håndtering af klagesager behandler vi en række personoplysninger.
Det drejer sig om:
- Klagers navn, adresse og telefonnummer
- Klagens genstand
- Den påklagedes navn og adresse
Formålet er at behandle klager fra lejere og i fornødent omfang agere over for de lejere, der bl.a. tilsidesætter god skik og orden, så du kan føle dig tryg i din lejebolig.
Vi anvender behandlingsgrundlaget:
- Opfyldelse af lejekontrakten, som følge af de vedtægter du skal overholde ved beboelse af lejemålet (databeskyttelsesforordningens art. 6, litra b)
- Retlig forpligtelse efter almenboligloven (databeskyttelsesforordningens art. 6, litra c)
Hvis klagens genstand angår kriminelle forhold, noteres oplysningerne efter databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. pkt., idet det er nødvendigt til varetagelse af vores berettigede interesse i at stoppe kriminelle forhold i og omkring vores lejemål. Klagerne om strafbare forhold videregives til politi efter DBL § 8, stk. 4, 2. pkt. Dette gælder også hvis grundlaget for anmeldelsen kun hviler på antagelser eller mistanke, og uanset om der er tale om sager af lav strafværdighed med henblik på, at politiet træffer beslutning om at indlede videre efterforskning mv. jf. RPL § 742.
Dertil frabeder vi os, at du tilsender os følsomme oplysninger i din klage, men hvis det tilsendes, behandler vi disse oplysninger for at et retskrav kan fastlægges (databeskyttelsesforordningens art. 9, litra f)
Dine personoplysninger slettes 5 år efter sidste udestående med lejer er afklaret, for at danne et overblik over lejerens adfærd og herefter belæg for eventuelle pålæg og andre konsekvenser for lejer.
Forsyning
Som en del af lejeaftalen behandler vi dine personoplysninger med henblik på tilmelding til diverse forsyningsselskaber, herunder varme, vand, el og gas.
Det drejer sig om:
- Navn, adresse, e-mail, telefonnummer
- Lejemålsnummer
- CPR-nummer
Formålet er at tilmelde dig til de ønskede forsyningsservices.
Vi anvender behandlingsgrundlaget:
- Opfyldelse af kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, litra b)
- Retlig forpligtelse, f.eks. er vi forpligtet til at udarbejde et forbrugsregnskab efter almenboligloven (databeskyttelsesforordningens art. 6, litra c).
Dit CPR-nummer videregives kun til forsyningsselskaber, hvis vi har dit samtykke hertil.
Dine personoplysninger slettes, når lejeforholdet afsluttes. Vi kan have en berettiget interesse i eller et retlig grundlag for at opbevare personoplysninger om dig efter lejeforholdets ophør. I så fald vil personoplysninger ikke blive opbevaret længere end 5 år efter endt lejeforhold, medmindre der foreligger skyldige restancer eller andre forhold, som nødvendiggør fortsat opbevaring af personoplysningerne.
Dørkort/nøglelogin
Du kan have fået et nøglekort/nøglebrik, som aktiverer de elektroniske dørlåse hos os. Låsene er koblet til et alarmsystem. Dit dørkort har et nummer, som bliver registreret i en elektronisk log, når du åbner en dør med elektronisk lås. Loggen viser, hvornår dit kort er blevet brugt, og hvor.
Logoplysningerne kan potentielt benyttes til at spore, hvilke døre nøglekortet/nøglebrikken har været brugt til at åbne, samt tidspunktet herfor. Vi bruger kun oplysningerne i helt særlige tilfælde, f.eks. i tilfælde af indbrud. Den elektroniske log overskrives med jævne mellemrum og er således ikke bestandig. Hvis du afbryder en udløst alarm ved hjælp af dit dørkort, registreres det også.
Vi registrerer følgende oplysninger:
- Navn, adresse, e-mail
- Lejemålsnummer
- Nøglenummer
Formålet er at skabe den højeste sikkerhed for vores lejere, samt sikre effektiv nøgleadministrering.
Vi anvender behandlingsgrundlaget legitim interesse til at skabe størst mulig sikkerhed i og omkring vores lejeboliger (databeskyttelsesforordningens art. 6, litra f).
Dine personoplysninger slettes, når lejeforholdet afsluttes. Vi kan have en berettiget interesse i eller et retlig grundlag for at opbevare personoplysninger om dig efter lejeforholdets ophør. I så fald vil personoplysninger ikke blive opbevaret længere end 5 år efter endt lejeforhold, medmindre der foreligger skyldige restancer eller andre forhold, som nødvendiggør fortsat opbevaring af personoplysningerne.
Adgang til vaskeri
Du kan som led i dit lejeforhold have modtaget en vaskebrik/kort, som giver dig adgang til vores vaskerifaciliteter. Dette betyder samtidig, at vi behandler oplysninger om dit vaskeriforbrug.
Det drejer sig om:
- Navn, adresse
- Lejemålsnummer
- Vaskeregning
Vi lægger beløbet til din husleje hver måned.
Formålet er at sikre en nem adgang til vaskeriet og en korrekt afregning af dit vaskeforbrug. Vi anvender behandlingsgrundlaget opfyldelse af kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, litra b).
Dine personoplysninger slettes, når lejeforholdet afsluttes. Vi kan have en berettiget interesse i eller et retlig grundlag for at opbevare personoplysninger om dig efter lejeforholdets ophør. I så fald vil personoplysninger ikke blive opbevaret længere end 5 år efter endt lejeforhold, medmindre der foreligger skyldige restancer eller andre forhold, som nødvendiggør fortsat opbevaring af personoplysningerne.
Tv-overvågning
Vi foretager tv-overvågning ved nogle ejendomme med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet. Det er markeret med skiltning de steder, hvor kameraerne er placeret. Vi kan i den sammenhæng behandle personoplysninger om dig.
Det drejer sig om:
- Film/ billeder af dig
- Kriminelle handlinger udført af dig
Formålet er at sikre tryghed i og omkring vores udlejningsboliger, samt sikre mod kriminalitet.
Vi anvender behandlingsgrundlaget legitim interesse, da vi ønsker at skabe tryghed omkring vores udlejningsboliger (databeskyttelsesforordningens art. 6, litra f).
Hvis vi optager kriminelle forhold, noteres oplysningerne efter databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. pkt., idet det er nødvendigt til varetagelse af vores berettigede interesse i at stoppe kriminelle forhold i og omkring vores lejemål. Oplysninger om strafbare forhold videregives til politi efter DBL § 8, stk. 4, 2. pkt. Dette gælder også, hvis grundlaget for anmeldelsen kun hviler på antagelser eller mistanke, og uanset om der er tale om sager af lav strafværdighed, med henblik på, at politiet træffer beslutning om at indlede videre efterforskning mv., jf. RPL § 742.
Dine personoplysninger slettes senest efter 30 dage.
Boligstøtte
Hvis du er berettiget til at modtage boligstøtte, og vi fratrækker dette direkte i din huslejeopkrævning, så behandler vi de oplysninger om dig.
Det drejer sig om:
- Navn, adresse, e-mail
- Lejemålsnummer
- Kontooplysninger
- Beløb
Formålet med behandlingen er at sikre os mod eventuelt økonomisk tab, som må fremkomme, hvis ikke du betaler din husleje.
Vi anvender behandlingsgrundlaget legitim interesse, da vi ønsker at optimere den daglige drift samt minimere eventuelle økonomiske tab (databeskyttelsesforordningens art. 6, litra f).
Dine personoplysninger slettes, når lejeforholdet afsluttes. Vi kan have en berettiget interesse i eller et retlig grundlag for at opbevare personoplysninger om dig efter lejeforholdets ophør. I så fald vil personoplysninger ikke blive opbevaret længere end 5 år efter endt lejeforhold, medmindre der foreligger skyldige restancer eller andre forhold, som nødvendiggør fortsat opbevaring af personoplysningerne.
Fraflytning
I forbindelse med opsigelsen af dit lejemål registrerer vi relevante oplysninger om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen. Vi afholder også fraflytningssyn.
Det drejer sig om:
- Navn, adresse, e-mail
- Telefonnummer
- CPR-nummer
- Lejemålsnummer
- Underskrift
- Kontooplysninger
Formålet med behandlingen er at kunne dokumentere årsagen til fraflytningen samt sikre, at du som lejer modtager det beløb, som tilkommer dig.
Vi anvender behandlingsgrundlaget:
- Retlig forpligtelse i almenboligloven (databeskyttelsesforordningens art. 6, litra c)
- Legitim interesse i at kunne videregive dit telefonnummer til potentielle nye lejere for at kunne besigtige lejemålet, da du ellers vil skulle stille boligen til rådighed efter reglerne i almenboligloven (databeskyttelsesforordningens art. 6, litra f)
- Dit CPR-nummer behandles på baggrund af et samtykke (databeskyttelsesforordningens art. 6, litra a). Du har samtykket til, at vi må bruge dit CPR-nummer i forbindelse med overførsel via NemKonto.
Dine personoplysninger slettes, når lejeforholdet afsluttes. Vi kan have en berettiget interesse i eller et retlig grundlag for at opbevare personoplysninger om dig efter lejeforholdets ophør. I så fald vil personoplysninger ikke blive opbevaret længere end 5 år efter endt lejeforhold, medmindre der foreligger skyldige restancer eller andre forhold, som nødvendiggør fortsat opbevaring af personoplysningerne.
Opbevaring og videregivelse af oplysninger
Opbevaring af personoplysninger
Oplysningerne om dig opbevares på vores adresse:
Holger Drachmanns Gade 1
6400 Sønderborg
Visse oplysninger opbevares tillige hos vores databehandlere, fx leverandører af cloudservices eller andre systemer, som benyttes til håndtering af personoplysninger. Behandling af personoplysninger hos vores databehandlere sker kun på vores instruks, og vi har en databehandleraftaler med dem alle sammen.
Videregivelse
Vi behandler alle oplysninger fortroligt og videregiver dem ikke til tredjemand, medmindre vi efter lovgivningen har lov hertil.
Lovgivningen giver mulighed for, at der kan ske videregivelse af personoplysninger mellem boligorganisationer i tilfælde af, at boligorganisationen har opsagt eller ophævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig for at styrke den tryghedsskabende indsats i et boligområde.
I visse tilfælde er vi derudover forpligtet til at videregive personoplysninger til kommunen. Dette gælder fx hvis en lejer, der har fået anvist sin bolig af kommunalbestyrelsen, inden for det første år af lejeforholdet er i restance med betalingen, og vi derefter sender påkrav til lejeren. Kommunalbestyrelsen skal i sådanne situationer tillige underrettes om påkravet. Derudover skal vi f.eks. give kommunen skriftlig underretning, hvis vi anmoder fogedretten om at udsætte en lejer grundet betalingsmisligholdelse, så de sociale myndigheder kan bistå lejeren.
Dine personoplysninger kan også videregives til vores advokat eller revisor mv. i forbindelse med løsning af en konkret sag. Dette kan være, hvis vi har behov for juridiske bistand i forbindelse med en sag, hvor du som lejer er involveret.
Endvidere kan der ske videregivelse i sager om husordensklager. Oplysninger fra klagesager kan i den forbindelse også tilgå kommunen, beboerklagenævnet, advokat, fogedretten, ligesom oplysningerne kan tilgå boligretten, der bl.a. kan tage stilling til, om opsigelsen af et lejemål er berettiget.
Vi anvender databehandlere/leverandører til behandling af personoplysninger. Vi prioriterer leverandører fra EU, samt fra tredjelande, som EU Kommissionen har godkendt ift. beskyttelses-niveauet omkring personoplysninger efter databeskyttelsesforordningen art. 45.
Videregivelse af oplysninger til usikre tredjelande
Vi anvender i nogle tilfælde nogle databehandlere/leverandører i usikre tredjelande. Når tredjelandenes lovgivning ikke tilbyder den samme sikkerhed som EU gør, har vi skærpede forpligtelser i beskyttelsen af dine data.
Dine oplysninger kan overføres til datamodtagere i fx USA baseret på EU Kommissionens standardkontrakter (databeskyttelsesforordningen art. 46, stk. 2, litra c). Hvis du ønsker det, kan du kontakte os for yderligere oplysninger herom samt udlevering af dokumentation på passende garantier.
Dine rettigheder
Du kan ved henvendelse til post@b42.dk:
- opnå indsigt i dine personoplysninger
- få berigtiget dine registrerede personoplysninger
- få slettet personoplysninger om dig selv
- få udleveret dine personoplysninger (dataportabilitet) mhp. at overflytte til en anden dataansvarlig
- gøre indsigelse mod behandlingen
- få begrænset behandlingen af dine personoplysninger
Der bliver ikke foretaget automatiske afgørelser, herunder profilering, i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger.
Hvis personoplysningerne skal behandles til andet formål end lejeradministration, oplyses du om dette, inden behandlingen igangsættes.
Når du henvender dig med en anmodning om at gøre brug af ovenstående rettigheder, vil vi svare dig indenfor en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse for det.
Hvis du er uenig i måden vi behandler dine oplysninger på, har du ret til at indgive klage til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet): www.datatilsynet.dk
